L’événementiel est toujours synonyme d’organisation rigoureuse, de stress et de gestion d’imprévus. Pas très attirant tout ça, hein ? Pourtant un événement réussi vous garantira des retombées très positives. Alors ne passez pas à côté !

Parce que nous sommes trop sympas, nous vous donnons quelques clés pour vous lancer dans cette fabuleuse aventure de “l’organisation événementielle”.

Clé 1 : Donner un objectif clair à votre événement

Un événement doit avoir une ligne directrice. Il faut l’axer selon ses besoins. Quels objectifs voulez-vous atteindre ? Quelle cible voulez-vous toucher ? Quels messages voulez-vous faire passer ? Ces questions sont essentielles pour partir sur des bases solides. Sinon, vous risquez de perdre du temps en vous éparpillant. Clarifiez vos idées et gardez ce fil conducteur tout au long de votre projet événementiel.

Clé 2 : Bien choisir la date et le lieu

Le choix de la date et du lieu d’un événement sont deux composantes très importantes pour l’organisation d’un événement. Un mauvais choix lors de cette étape peut rendre la suite de l’aventure plus délicate. Il est donc primordial de choisir un lieu en bonne adéquation avec le nombre d’invités prévu et une date judicieuse pour vous, mais aussi sans interférence avec les autres événements de votre secteur ou de votre ville. Vous louez un stade de 500 places pour accueillir les 3 ans de votre club de lecture de Talence ? Euh… pas sûr que vous ne vous sentiez pas un peu seul avec vos Tucs, votre Orangina et les 10 autres membres du club.

Clé 3 : Définir son budget et son rétroplanning

Passons aux choses sérieuses. Le budget ! C’est une composante indispensable de votre projet événementiel. Il guide en parti les choix du Chef de projet et lui permet de ne pas être dans le flou concernant toutes les dépenses inhérentes à la planification. Il faut donc réaliser un budget détaillé et complet pour que la logistique soit assurée de façon cohérente.

Une planification détaillée est également essentielle. La plupart du temps réalisée sous forme de rétroplanning, cela va permettre à toutes les parties engagées dans l’événement de connaître leurs délais. S’il y a des invitations à envoyer, des supports à imprimer, des décors à créer… et que vous faites appel à des prestataires, laissez-leur un temps raisonnable pour vous livrer les éléments. Petit conseil : prévoyez toujours une marge, car vous n’échapperez pas aux retards susceptibles de décaler tout le planning.

Clé 4 : Lister les ressources humaines et matérielles nécessaires

Le plus dur ? Ne rien oublier… Il faut penser à TOUT, dans les moindres détails ! Faites une liste détaillée du déroulé de l’événement. Pour chaque temps, précisez les moyens humains et matériels nécessaires. Par exemple : “9h : accueil des invités”. Qui se charge de l’accueil ? Y a t-il besoin d’une liste, d’un stylo pour noter ? D’une personne en charge de la fouille des sacs à l’entrée ? À quelle heure doit-on être en place pour une arrivée des invités prévue à 9h ? Est-il nécessaire de mettre une signalétique pour guider les personnes une fois l’entrée faite ? Bref, prenez le temps pour bien approfondir cette partie afin de ne pas être pris au dépourvu le moment venu.

Clé 5 : Faire face aux imprévus

L’imprévu est le meilleur ennemi de l’événementiel. Prévoyez-le. Il s’invite souvent par surprise ! Il peut prendre plusieurs formes, plus ou moins contraignantes. Par exemple, l’ordinateur servant à afficher un diaporama ne s’allume plus, le prestataire sur lequel on comptait pour monter la scène oublie de se réveiller, une partie de la signalétique a été volée… Toutes ces petites coquilles deviennent de gros coquillages le jour J. Il faut donc faire preuve de réactivité et avoir dans sa trousse à outils des plans B et parfois C !

Clé 6 : Mobiliser sa communauté

Maintenant que les grandes lignes sont tracées, à vous de jouer pour faire de votre événement une réussite. Un événement bien organisé c’est bien. Le partager avec d’autres gens, c’est mieux ! Pour mobiliser votre communauté, vous avez plusieurs solutions : cartons d’invitation, mails, invitations par téléphone, annonce sur les réseaux sociaux, dans les médias. À chaque projet événementiel, sa communication. Testez vos messages et revoyez-le si vous voyez qu’il n’accroche pas. Petit conseil : prévoyez une phase de relance assez cadencée. Votre communauté est probablement submergée par les sollicitations, donc n’hésitez pas à varier les canaux pour la mobiliser.

Votre événement est terminé et tout s’est bien passé. C’est génial, mais votre travail ne s’arrête pas là. Maintenant, à vous de ranger, envoyer des remerciements, relayer quelques photos souvenirs sur les réseaux sociaux… Ne négligez surtout pas l’impact que peut avoir la communication post-événementielle. À vous de prolonger la magie !